Maverick Buying: Herausforderungen und Lösungsansätze

Einleitung

In der Welt des IT-Einkaufs ist Maverick Buying ein besonders verbreitetes Problem, das Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen stellt. Dieser Artikel beleuchtet, was Maverick Buying im Kontext der IT-Beschaffung bedeutet, welche Auswirkungen es auf Unternehmen hat und wie es durch effektive Beschaffungsstrategien vermieden werden kann.

Was ist Maverick Buying und warum ist es problematisch in der IT?

Maverick Buying, auch bekannt als „wildter Einkauf“, bezeichnet Beschaffungsvorgänge, die außerhalb der etablierten Einkaufsprozesse eines Unternehmens stattfinden. Dabei werden Bestellungen von Mitarbeitern eigenmächtig und ohne Einbeziehung der Einkaufsabteilung getätigt. Der Begriff Maverick stammt aus dem Beschaffungsmanagement und bezieht sich auf Mitarbeiter, die sich nicht an vorgegebene Regeln und Strukturen halten.

Typische Beispiele in der IT sind:

• Eigenständige Bestellungen von Software, Hardware oder Cloud-Diensten durch IT-Mitarbeiter oder Fachabteilungen
• Direktaufträge an neue Lieferanten ohne Prüfung durch den Einkauf
• SaaS-Abonnements und digitale Dienste, die mit Firmenkreditkarten abgerechnet werden
  

Ursachen von Maverick Buying

Maverick Buying entsteht in der Beschaffung aus spezifischen Gründen, die tief in den Unternehmensstrukturen verankert sein können:

• Technische Dringlichkeit: Mitarbeiter benötigen oft schnell spezifische Software oder technische Lösungen und umgehen den Einkaufsprozess, um Ausfallzeiten zu vermeiden.
• Spezialisierte Anforderungen: Fachabteilungen glauben, dass die Einkaufsabteilung ihre technischen Anforderungen nicht ausreichend versteht und bestellen daher eigenständig IT-Produkte.
• SaaS-Abonnement-Modelle: Die einfache Verfügbarkeit von Cloud-Diensten mit monatlichen Abonnements verleitet Mitarbeiter dazu, diese eigenständig mit Firmenkreditkarten zu bezahlen.
• Fehlende IT-spezifische Beschaffungsprozesse: Ohne ein modernes E-Procurement-System mit IT-Katalogen ist die Einhaltung von Richtlinien bei der Technologiebeschaffung schwerer zu kontrollieren.

Folgen von Maverick Buying

Finanzielle Belastung

Maverick Buying führt häufig zu höheren IT-Beschaffungskosten, da die ausgehandelten Konditionen und Preisvorteile der Rahmenverträge mit Software- und Hardware-Lieferanten nicht genutzt werden. Laut einer Studie der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK) liegt die durchschnittliche Maverick-Buying-Quote in Deutschland bei etwa 25,6 Prozent. Die Studie zeigt außerdem, dass durch die konsequente Vermeidung von Maverick Buying bis zu 24 Prozent der Gesamtkosten im Einkauf eingespart werden können. Besonders bei SaaS-Lösungen im IT-Bereich entstehen oft Doppelstrukturen und überlappende Funktionalitäten, wenn Fachabteilungen eigenständig IT-Produkte beschaffen.

IT-Sicherheitsrisiken

In der IT-Beschaffung führt Maverick Buying zu erheblichen Sicherheitsrisiken, wenn nicht-geprüfte Software oder Cloud-Dienste ohne Einbeziehung der IT-Sicherheit implementiert werden. Dies kann zu Datenschutzverletzungen und Sicherheitslücken führen, die das gesamte Unternehmensnetzwerk gefährden.

Compliance- und Lizenzprobleme

Die Nichteinhaltung von IT-Compliance-Vorschriften kann zu rechtlichen Problemen führen. Besonders bei Software-Lizenzen drohen teure Audits und Nachzahlungen. Maverick Buying im IT-Bereich erschwert zudem die zentrale Verwaltung von Lizenzen und kann zu Über- oder Unterlizenzierung führen.

Maverick Buying in der IT erkennen

Um Maverick Buying in der IT-Beschaffung zu bekämpfen, muss es zunächst erkannt und quantifiziert werden. Wichtige Kennzahlen sind:

• IT-Maverick-Buying-Quote: Der Anteil der IT-Beschaffungsvorgänge, die außerhalb der offiziellen Prozesse stattfinden.
• Software-Vertragsnutzungsquote: Wie oft werden bestehende Rahmenverträge mit Software-Anbietern tatsächlich genutzt.
• Schatten-IT: Identifikation von nicht-autorisierten Cloud-Diensten und SaaS-Anwendungen im Unternehmensnetzwerk.
• Doppelte Lizenzen: Überlappungen bei Softwarelizenzen und mehrfach beschaffte gleichartige Anwendungen.

Lösungsansätze zur Vermeidung von Maverick Buying in der IT

Digitale Beschaffungsprozesse

Die Implementierung eines spezialisierten E-Procurement-Systems wie equipme für IT-Produkte kann Maverick Buying deutlich reduzieren. Moderne IT-Beschaffungssysteme bieten eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und IT-Managementlösungen. Durch benutzerfreundliche Self-Service-Portale mit benötigter Software und Hardware wird der Bestellprozess vereinfacht und beschleunigt. Die equipme-Plattform ermöglicht zudem transparenten Zugriff auf alle verfügbaren Rahmenverträge mit IT-Lieferanten und automatisiert die Genehmigungsworkflows für Software-Lizenzen, sodass selbst dringende IT-Anforderungen regelkonform beschafft werden können.

Standardisierung

Generell sollte der offizielle IT-Beschaffungsprozess so effizient wie möglich gestaltet werden, um Maverick Buying zu verhindern. Viele Unternehmen implementieren beschleunigte Prozesse für dringende IT-Anforderungen und kritische Updates, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Self-Service-Portale für standardisierte Software-Anforderungen reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und verkürzen die Beschaffungszeit. Daneben verhindert eine zentrale Software Asset Management-Lösung zur Lizenzverwaltung Über- oder Unterlizenzierung und optimiert die Softwarekosten. Zudem sollte die regelmäßige Überprüfung der Softwarenutzung und -compliance ein fester Bestandteil des IT-Beschaffungsprozesses sein, um Risiken frühzeitig zu erkennen.

Sensibilisierung für IT-Sicherheit

Natürlich müssen die Angestellten verstehen, warum die Einhaltung der IT-Beschaffungsprozesse so wichtig ist. Schulungen zu IT-Sicherheitsrisiken von nicht-autorisierten Anwendungen schaffen Bewusstsein für die potenziellen Gefahren von Maverick Buying. Die klare Kommunikation der finanziellen Vorteile von gebündelten Software-Lizenzen und die Verdeutlichung der Total Cost of Ownership bei IT-Beschaffungen helfen, Mitarbeiter für die wirtschaftlichen Aspekte zu sensibilisieren. Besonders wichtig ist die Aufklärung über Compliance-Risiken bei eigenständigen SaaS-Abonnements, da diese oft unterschätzt werden und zu erheblichen rechtlichen Problemen führen können.

Strategische Einbindung der IT-Abteilung

Letztendlich ist die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und IT-Abteilung entscheidend für die Vermeidung von Maverick Buying. Durch die frühzeitige Einbindung des Einkaufs in IT-Beschaffungsentscheidungen wird sichergestellt, dass alle Aspekte – technische wie wirtschaftliche – berücksichtigt werden. Außerdem schafft die gemeinsame Entwicklung von IT-Beschaffungsstrategien Akzeptanz in beiden Abteilungen und verbessert die Compliance. Ein gemeinsames IT-Procurement-Team, das sowohl technisches Know-how als auch Einkaufsexpertise vereint, kann neue technische Lösungen schnell evaluieren und in die bestehenden Beschaffungsprozesse integrieren. Mit equipme als zentraler Plattform für die IT-Beschaffung werden alle Stakeholder eingebunden und die Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess erhöht.

Fazit

Maverick Buying in der IT-Beschaffung ist eine besondere Herausforderung, der sich viele Unternehmen stellen müssen. Durch die Kombination aus digitalisierten IT-Beschaffungsprozessen, klaren Strukturen und einer Kultur der Zusammenarbeit zwischen Einkauf und IT-Abteilung kann Maverick Buying effektiv reduziert werden.